La consulenza degli studi legali è, ancora oggi, soprattutto in Italia, realizzata in modo semi artigianale da avvocati in partnership. I servizi vengono sostanzialmente erogati su base individuale, l’output è documentato e spesso voluminoso, l’addebito ai clienti è generalmente calcolato su base oraria per le attività di natura stragiudiziale e a forfait per le attività di natura giudiziale.

Rispetto allo scenario economico post anni ‘80 e alla diffusione di internet, che ha accelerato il processo competitivo allargandolo su scala globale, gli studi legali più grandi hanno cercato di rispondere alla pressione dei costi stabilendo una nuova divisione del lavoro.

In generale la tecnologia ha determinato molte trasformazioni nella professione legale ma ora con l’introduzione dell’intelligenza artificiale e la costituzione a tutti gli effetti di un comparto denominato Legal Tech nell’ambito del mondo delle startup digitali, già avanzato nel mondo anglosassone, le cose sembrano siano destinate a stravolgere completamente l’organizzazione degli studi legali.

L’arena competitiva degli studi legali

Le domande alle quali gli studi legali e gli avvocati dovrebbero essere in grado di rispondere in modo chiaro e distintivo, oggi ancora più che in passato, sono le seguenti:

  • Quale valore aggiunto unico e distintivo offriamo ai nostri clienti?
  • Che tipo di problemi del cliente (vogliamo) risolviamo?
  • Chi sono i nostri clienti?
  • Qual è l’offerta di valore che mettiamo nei nostri servizi?
  • Quale tipo di modalità di lavoro e di relazione con il cliente preferiamo utilizzare?
  • La nostra value proposition è allineata alla reputazione del nostro marchio?

Considerando però la digital transformation in atto, il modello di business di uno studio legale tradizionale è oggi fortemente influenzato dai seguenti fattori chiave:

Le Legal Tech Companies

Le Legal Tech Companies sono società che forniscono:

  • servizi software e tecnologie per il settore legale (studi legali, dipartimenti legali e nuovi operatori di mercato)
  • servizi legali technology based per aziende e consumatori (es. Rocket Layer).

I tipi di servizi e prodotti che vengono sviluppati e offerti dalle Legal Tech Companies possono essere segmentati nelle seguenti categorie:

  • practice management and business support, strumenti tecnologici che aiutano gli studi legali nella gestione delle loro pratiche sono particolarmente utili per la gestione dei casi e il supporto alle imprese (es. Clio, Clocktimizer, Practice Panther);
  • servizi e prodotti tecnologici che assistono (e sostituiscono sempre più) gli avvocati nei servizi di base di uno studio legale. Le Legal Tech Companies attive in questo segmento sono Kira, Luminance e Catalyst;
  • corporate legal management tools aiutano l’ufficio legale nella gestione dei processi legali interni e questioni legali esterne.

Le tendenze previste per i prossimi cinque anni, indicano che l’introduzione negli studi legali di strumenti realizzati dalle Legal Tech Companies saranno:

  • piattaforme che affrontano le routine che prevedono la revisione e l’analisi di grandi quantità di dati;
  • processi di scoperta (ediscovery processes);
  • revisione e gestione dei contratti;
  • compliance;
  • progetti correlati alla compliance (es. indagini, etc.)
  • processi di due diligence nelle operazioni di fusione e acquisizioni;
  • IP e servizi gestiti correlati ai brevetti.

I modi in cui uno studio legale può immergersi per immaginare proattivamente il proprio futuro è quello di considerare tre opzioni:

  1. in stretta collaborazione e coordinamento con i principali clienti strategici, identificare i cambiamenti nei bisogni dei clienti in termini di tipologia e modalità di delivery;
  2. comprendere l’impatto e gli effetti delle Legal Tech Companies e della digital transformation sulla struttura della Industry (Industry Risk Analysis) e l’impatto che ciò potrebbe avere sul loro modello di business (Business Risk Analysis);
  3. identificare cosa significano questi cambiamenti e come si può rispondere per il proprio posizionamento competitivo.

Le Legal Tech Companies continueranno quindi a trovare il modo di sviluppare una tecnologia in grado di gestire compiti laboriosi in diversi settori industriali per una migliore velocità e precisione, compreso il settore della professione legale e degli studi legali dove l’intelligenza artificiale ha già trovato il modo di supportare sia gli avvocati che i clienti.

Alcuni sostengono che il costante aumento nell’applicazione dell’intelligenza artificiale in campo legale stia lentamente trasformando la professione dell’avvocato in quella degli assistenti e ricercatori legali che nel mondo anglosassone rappresentano una professione denominata paralegal.

Una quick survey sul tema del knowledge management negli Studi Legali

Le aspettative per l’intelligenza artificiale sono alle stelle, ma cosa stanno facendo attualmente gli studi legali in Italia? Il divario tra le ambizioni e la capacità di esecuzione è grande nella maggior parte delle organizzazioni. Che differenza c’è tra l’approccio dei grandi studi e quello dei piccoli?

Per cercare di limitare l’ambito di analisi del presente articolo abbiamo deciso di sviluppare un approfondimento sul knowledge management, ovvero le modalità attraverso le quali gli studi legali e gli avvocati gestiscono e utilizzano il proprio patrimonio più rilevante, la loro conoscenza, le attività realizzate per i propri clienti.

Il knowledge management sta diventando più diffuso negli studi legali e nei dipartimenti legali. I principali driver che portano all’adozione e all’uso di soluzioni e processi di knowledge management all’interno degli studi legali sono:

  • Pressione sui costi: la gestione della conoscenza può essere utilizzata per lavorare in modo più efficiente per a) soddisfare le richieste dei clienti più velocemente b) diventare più economici nel fornire vari servizi c) liberare tempo da dedicare ad altre attività;
  • Efficienza e coerenza: il processo di knowledge management strutturato trasversalmente su tutta l’organizzazione, grazie a una soluzione digitale, aumenta l’intelligenza del singolo avvocato e consente la condivisione su richiesta del caso specifico di casi e pratiche realizzati da colleghi, rendendo possibile la produzione di forme, modelli, processi e procedure standard e coerenti, che aumentano ulteriormente l’efficienza dello studio legale.
  • Flessibilità e reattività: il processo di knowledge management, così come descritto nei punti precedenti, facilita una maggiore flessibilità e reattività alle esigenze dei clienti garantendo che le giuste risorse siano distribuite al momento giusto nel modo giusto per affrontare le esigenze specifiche dei clienti.

Proprio su questo tema abbiamo organizzato una quick survey durante il mese di luglio us, intitolata “Indagine sulle modalità operative per la creazione di documenti e la gestione della knowledge base all’interno degli Studi Legali”. Un breve questionario strutturato, 10 domande a risposta multipla, tempo di compilazione tre minuti esatti. Non è stato costruito un campione rappresentativo dei circa 320 mila avvocati iscritti all’ordine in Italia ma è stato promossa la partecipazione alla quick survey, che è stata aperta solo per pochi giorni, attraverso il social network LinkedIn.

In pochi giorni abbiamo ottenuto un numero sufficiente risposte in funzione di questo articolo. I partecipanti sono risultati divisi esattamente in studi piccoli/medi e studi grandi e/o internazionali, 50% e 50%. Gli studi si sono detti organizzati per lo più per “pratica, 45%”, in misura quasi equivalente per “settore/industry, 37,5%” molto meno per “tipologia di cliente, 17,50%”. La redazione di atti e la redazione di pareri sono le due attività realizzate con maggiore frequenza da chi ha risposto, circa il doppio rispetto alla redazione di contratti. La redazione di lettere è risultata l’attività di grand lunga meno frequente tra i rispondenti.

La prima domanda chiave, rispetto all’obiettivo della “quick survey”, era la seguente: quando redige un nuovo documento come individua prevalentemente i documenti utili già predisposti nel passato? Le tre opzioni che hanno scelte con maggiore frequenza con percentuali pressoché uguali sono state:

  • Ho una cartella di modelli digitali;
  • Utilizzando la funzione di ricerca nell’archivio dei documenti digitali;
  • Individuo, di volta in volta, sulla base della mia memoria, il precedente che può essere utilizzato.

In misura minore, rispetto a queste opzioni, è risultato il ricorso al supporto dei colleghi o di assistenti.

L’80% dei rispondenti legge a video il documento e individua le parti utili che seleziona e copia per utilizzare nel nuovo documento e il 20% invece preferisce stampare e individuare su carta le porzioni di testo utili per il nuovo lavoro che sta affrontando.

I sistemi di archiviazione della documentazione digitale sembrano essere molto distanti tra gli studi piccoli (per lo più archivio del proprio pc o server locale), medi o mediamente più avanzati tecnologicamente (sistemi cloud) e i grandi studi che utilizzano piattaforme di repository complesse.

Considerazioni conclusive

Ora, il beneficio minimo più atteso dagli strumenti di digitalizzazione di base sino alle soluzioni di intelligenza artificiale nella pratica legale dovrebbe essere l’aumento dell’efficienza. I sistemi di archiviazione e gestione intelligenti utilizzano algoritmi che velocizzano l’elaborazione dei documenti, dando la possibilità di estrarre i contenuti rilevanti, aiutando nell’individuazione di errori e altri problemi.

Questo però è sostanzialmente controintuitivo rispetto all’organizzazione e al modello di business tradizionale degli studi legali: la professione legale si basa da tempo su “ore fatturabili”.

Probabilmente la semplice eliminazione di compiti manuali (o noiosi) non sarà probabilmente abbastanza forte per guidare l’adozione di soluzioni digitali che utilizzano l’intelligenza artificiale. Forse la maggiore pressione che spingerà l’adozione di nuovi modelli organizzativi e di business supportati attraverso l’ausilio delle tecnologie avverrà per la pressione dei concorrenti e dei nuovi entranti. Gli studi legali che adotteranno le soluzioni digitali potranno fare risparmiare i propri clienti facendo perdere competitività ai propri concorrenti. Non è ancora chiaro chi guiderà in qualche modo l’adozione di queste tecnologie. Potremmo ipotizzare un’adozione più rapida da parte delle grandi Law Firms oppure possiamo immaginare studi piccoli e più snelli o studi “nativi digitali” che in qualche modo costringeranno le organizzazioni tradizionali ad accelerare nel processo di trasformazione.

Cosa fondamentale da tenera a mente. Le innovazioni organizzative technology driven non hanno mai generato grandi successi, al contrario i cambiamenti funzionano se accompagnati da piani dettagliati e soprattutto condivisi di gestione in cui:

  1. È necessaria una visione chiara e una motivazione impellente da parte degli Owner e dei Partner degli studi legali;
  2. È necessari una forte convinzione da parte di tutti i Senior sui vantaggi che scaturiranno per tutti;
  3. Competenze e abilità, processi e sistemi devono essere adeguati allo scopo.

In altre parole, per gli avvocati c’è un grande e oneroso lavoro di cambiamento da realizzare. Probabilmente nei prossimi 10 anni assisteremo ad un cambiamento dirompente negli studi legali più grande di quanto successo alle organizzazioni professionali degli avvocati negli ultimi 200 anni.